尤川豪   ·  8月前
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遠端工作的4個技巧:批次溝通、過度溝通、被動溝通、多層溝通

小弟身為軟體工程師,不論是全職上班、或是全職接案跟客戶合作,以遠端方式工作已經6年。

分享幾個改善遠端工作效率的技巧。

批次溝通

在辦公室大家可以隨時找同事討論、發問,也可以臨時團隊開會之類的。

遠端工作很難這樣做。因為人與人溝通的頻率被迫降低了,所以每次溝通的內容量要提昇。

建議養成批次溝通的習慣。也就是一次詢問多個問題、一次安排多個工作事項。

舉例來說,大家早上團隊視訊/語音開會的時候,不要只是每個人安排一天的工作量,最好把一整週的工作事項都先預排好。

這樣一來,當你手上的任務卡住,需要詢問別人問題、等待答覆、等待別人工作先做完時,可以先改做其他待辦任務。

這會讓負責安排工作任務的主管,工作難度提高不少。但習慣一下會發現效果很不錯。

發問的時候也是一樣。可以拿筆記本、或是在電腦開個檔案,整個早上陸續遇到、想到的問題,都記錄下來。

下次終於有機會跟同事通話時,一口氣問清楚。

就算只是用聊天室也一樣。

我常常一口氣丟出好幾個不同事項的不同問題。反正同事有空再逐一回答即可。

過度溝通

遠端工作絕對要避免這個狀況:因為溝通誤會,導致做了整天的白工。

絕對不可讓這種情況發生。平常在辦公室,隨時都能知道同事在幹嘛、有疑問也可隨時跟主管確認。在家工作可不行。

所以要養成過度溝通的習慣。我自己習慣是剛剛視訊時已經講過的事情,結束前我會再統整一遍、然後每件事描述確認一次。

結束之後,還會把我剛剛確認的事情打成幾個待辦,貼到聊天室讓對方再看一次。等於每件事我都跟對方確認2-3次。

我甚至會把同樣幾件事情,換個方式、換個角度再重新描述幾次,讓相關人都同意,我才放心沒有做錯方向。

有留紀錄的話,事後出問題也比較容易討論責任歸屬。

總之,在家默默工作幾天,然後才發現通通在做白工,是絕對不可以發生的。

如果你發現在家工作之後,自己會一直跟同事確認事情,或是同事會多次重複確認同樣的事情,好像大家變得有點神經質?

別擔心,這不但是很正常的現象,還是很鼓勵的現象。

被動溝通

拍同事的肩膀問問題、叫他過來開會、打電話給他…等等,屬於主動式溝通:以發問的人優先,被問的人配合發問的人的時間。

貼便條紙給同事、張貼事項在公告欄…等等,屬於被動式溝通:以被問的人優先,發問的人配合被問的人的時間。

被動式溝通以被問的人、接收訊息的人為主,有空時才答覆、做出反應。

遠程工作的團隊一定要習慣被動式溝通,否則遠程工作就沒有意義,也沒有效率,會變成很痛苦的事情。

網路時代讓被動式溝通輕鬆許多,只要採取多層次溝通就行了。

多層溝通

多層次溝通指的是依照主動/被動程度的不同,分成至少3-4層溝通工具。舉例來說:

  • 即時溝通:見面、手機/Skype/Hangouts/Zoom 通話
  • 通訊軟體:Skype、Line、Facebook Messenger
  • 工作聊天室:Slack
  • 任務管理軟體:Bitbucket/Github、Trello

即時溝通是最主動的一種,碰面開會、打電話等等都算。在很多情況下,還是需要用這種方式討論、腦力激盪。最好每天約個固定時間線上通話一下。

通訊軟體則是次之的溝通方式,但因為訊息通知會一直跳出來,還是有點干擾。

工作聊天室是最常發生溝通的地方。這類工具的特色在於,忙著工作的人,可以直接把聊天室關掉,就不會被打擾。有空時再打開來看看有什麼需要回答的、討論的。

任務管理軟體是大家一起紀錄工作待辦事項的地方。需要日後方便翻閱的東西都記在這裡。

其它工具軟體像是 Google Docs、Google Sheets、hackmd 也都非常好用。

採用被動式溝通、多層次溝通需要練習、需要時間習慣。這邊跟大家分享兩項個人心得。

被動式溝通優先,非必要不使用主動式溝通

上面提到的多層次溝通模型,越上面是越主動,越下面是越被動的溝通方式。團隊成員要慢慢習慣,非必要別使用主動式溝通。沒那麼急著得到答覆、急著需要處理的事情,就盡量用被動的手段溝通。

話雖如此,每天慣例性地在固定時段通話一次,可以大幅增加團隊的安全感。

每次開會都做線上筆記,所有檔案都對所有人公開

因為大家沒待在一起,開會完忘記會議細節的話,會需要一直詢問同事,很浪費時間也很煩。

所以開會時建議使用 Google 文件、hackmd 或是其他可以共同編輯的軟體,開會的時候一邊做線上筆記。

然後這些文件最好公開給整個團隊的人看到,讓全部資訊同步到全部人腦中。

這些技巧熟練之後,團隊成員不但可以專心工作,溝通能力也會全部上升。

像是跟客戶、合作廠商溝通這種本來就需要遠端溝通的任務,remote 工作者也比一般的工作者更知道怎麼溝通、避免溝通誤會。

結論

這些工作方式有點違反一般的工作直覺,所以容易被忽略。

但只要習慣一下,一定會發現遠端工作的好處,工作效率甚至比在辦公室更高。

(完)

(Photo by Benn McGuinness on Unsplash)

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尤川豪
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