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小弟身為軟體工程師，不論是全職上班、或是全職接案跟客戶合作，以遠端方式工作已經6年。
分享幾個改善遠端工作效率的技巧。
在辦公室大家可以隨時找同事討論、發問，也可以臨時團隊開會之類的。
遠端工作很難這樣做。因為人與人溝通的頻率被迫降低了，所以每次溝通的內容量要提昇。
建議養成批次溝通的習慣。也就是一次詢問多個問題、一次安排多個工作事項。
舉例來說，大家早上團隊視訊/語音開會的時候，不要只是每個人安排一天的工作量，最好把一整週的工作事項都先預排好。
這樣一來，當你手上的任務卡住，需要詢問別人問題、等待答覆、等待別人工作先做完時，可以先改做其他待辦任務。
這會讓負責安排工作任務的主管，工作難度提高不少。但習慣一下會發現效果很不錯。
發問的時候也是一樣。可以拿筆記本、或是在電腦開個檔案，整個早上陸續遇到、想到的問題，都記錄下來。
下次終於有機會跟同事通話時，一口氣問清楚。
就算只是用聊天室也一樣。
我常常一口氣丟出好幾個不同事項的不同問題。反正同事有空再逐一回答即可。
遠端工作絕對要避免這個狀況：因為溝通誤會，導致做了整天的白工。
絕對不可讓這種情況發生。平常在辦公室，隨時都能知道同事在幹嘛、有疑問也可隨時跟主管確認。在家工作可不行。
所以要養成過度溝通的習慣。我自己習慣是剛剛視訊時已經講過的事情，結束前我會再統整一遍、然後每件事描述確認一次。
結束之後，還會把我剛剛確認的事情打成幾個待辦，貼到聊天室讓對方再看一次。等於每件事我都跟對方確認2-3次。
我甚至會把同樣幾件事情，換個方式、換個角度再重新描述幾次，讓相關人都同意，我才放心沒有做錯方向。
有留紀錄的話，事後出問題也比較容易討論責任歸屬。
總之，在家默默工作幾天，然後才發現通通在做白工，是絕對不可以發生的。
如果你發現在家工作之後，自己會一直跟同事確認事情，或是同事會多次重複確認同樣的事情，好像大家變得有點神經質？
別擔心，這不但是很正常的現象，還是很鼓勵的現象。
拍同事的肩膀問問題、叫他過來開會、打電話給他…等等，屬於主動式溝通：以發問的人優先，被問的人配合發問的人的時間。
貼便條紙給同事、張貼事項在公告欄…等等，屬於被動式溝通：以被問的人優先，發問的人配合被問的人的時間。
被動式溝通以被問的人、接收訊息的人為主，有空時才答覆、做出反應。
遠程工作的團隊一定要習慣被動式溝通，否則遠程工作就沒有意義，也沒有效率，會變成很痛苦的事情。
網路時代讓被動式溝通輕鬆許多，只要採取多層次溝通就行了。
多層次溝通指的是依照主動/被動程度的不同，分成至少3-4層溝通工具。舉例來說：
即時溝通是最主動的一種，碰面開會、打電話等等都算。在很多情況下，還是需要用這種方式討論、腦力激盪。最好每天約個固定時間線上通話一下。
通訊軟體則是次之的溝通方式，但因為訊息通知會一直跳出來，還是有點干擾。
工作聊天室是最常發生溝通的地方。這類工具的特色在於，忙著工作的人，可以直接把聊天室關掉，就不會被打擾。有空時再打開來看看有什麼需要回答的、討論的。
任務管理軟體是大家一起紀錄工作待辦事項的地方。需要日後方便翻閱的東西都記在這裡。
其它工具軟體像是 Google Docs、Google Sheets、hackmd 也都非常好用。
採用被動式溝通、多層次溝通需要練習、需要時間習慣。這邊跟大家分享兩項個人心得。
上面提到的多層次溝通模型，越上面是越主動，越下面是越被動的溝通方式。團隊成員要慢慢習慣，非必要別使用主動式溝通。沒那麼急著得到答覆、急著需要處理的事情，就盡量用被動的手段溝通。
話雖如此，每天慣例性地在固定時段通話一次，可以大幅增加團隊的安全感。
因為大家沒待在一起，開會完忘記會議細節的話，會需要一直詢問同事，很浪費時間也很煩。
所以開會時建議使用 Google 文件、hackmd 或是其他可以共同編輯的軟體，開會的時候一邊做線上筆記。
然後這些文件最好公開給整個團隊的人看到，讓全部資訊同步到全部人腦中。
這些技巧熟練之後，團隊成員不但可以專心工作，溝通能力也會全部上升。
像是跟客戶、合作廠商溝通這種本來就需要遠端溝通的任務，remote 工作者也比一般的工作者更知道怎麼溝通、避免溝通誤會。
這些工作方式有點違反一般的工作直覺，所以容易被忽略。
但只要習慣一下，一定會發現遠端工作的好處，工作效率甚至比在辦公室更高。
（完）
(Photo by Benn McGuinness on Unsplash)
